Grazie alla condivisione del know how di professioniste operanti nel ruolo, abbiamo raccolto la testimonianza di quanto sia fondamentale la segretaria all’interno delle aziende e del valore aggiunto che ogni giorno viene messo a disposizione non solo del responsabile ma anche all’interno dei diversi dipartimenti aziendali.
Elisabetta Argnani – Personal Assistant to MD
Laura Castiglione – Executive Assistant to CEO
La mia esperienza, ormai decennale, spazia dall'Assistente di Direzione all'Executive Assistant, all’interno di realtà aziendali appartenenti a diversi settori.
Le competenze richieste del ruolo sono quasi sempre le medesime escludendo ovviamente quelle tecniche e linguistiche che vengono date per scontato.
Riservatezza, discrezione, gestione delle relazioni interpersonali su vari livelli e funzioni aziendali, dal top management a scendere, sono le principali soft skills che contraddistinguono l'Executive Assistant. Ottime capacità organizzative e di comunicazione sono al tempo stesso importanti così come la gestione del tempo, delle priorità e dello stress.
Il ruolo è cambiato totalmente nel tempo! Oggi si riconosce l'importanza della figura di assistente Executive non più al servizio del top manager ma come fedele collaboratrice professionale di alto livello.
Non vi sono a mio avviso aspetti negativi, è un ruolo difficile non adatto a tutti. L’Executive Assistant deve essere in grado di saper gestire e prevedere il proprio manager nel day by day, H24, 7 giorni su 7, trovare la giusta sintonia ed essere in grado di capire ed ottenere il giusto compromesso per non rischiare di cadere in una situazione di stress.
Personalmente posso dire di essere riuscita a plasmare me stessa in funzione della persona e dell'ambiente in cui mi sono ritrovata, a volte con fatica altre volte meno. Le soddisfazioni di questo ruolo sono maggiori dei sacrifici che si fanno, spesso, per rendere l'impossibile possibile è proprio per questo che continuo ogni giorno come fosse il primo ad affrontare le sfide che mi si propongono.
Cristiana Pelucchi – Personal Assistant
Diciamocela tutta, ormai conoscere una o più lingue straniere ed essere una rapida dattilografa non basta più per essere considerate delle brave segretarie. Skills oramai date per scontate raggiunta una determinata seniority.
Queste competenze erano sicuramente molto apprezzate fino all'inizio degli anni 2000, quando ancora i soci dettavano, dal "vivo" o tramite dittafono, lunghe lettere o atti, oppure chiedevano che si facessero chiamate per loro conto in qualsiasi parte del mondo.
Oggigiorno le qualità che, a mio avviso, distinguono una segretaria da una (brava!) assistente sono la flessibilità, l'organizzazione, la capacità di risolvere problemi di svariata natura e, in alcuni casi, la capacità di anticipare i problemi e risolverli in tempi relativamente brevi. In aggiunta a tutto ciò, non devono sicuramente mancare la capacità di comprensione e...un bel sorriso sulle labbra! Riscontra infatti maggior successo una richiesta (rivolta al capo, ad un collega o anche ad un cliente) accompagnata da un sorriso piuttosto che da un “muso lungo”.
Patrizia Pessina - Assistente Segreteria di Presidenza
Dopo un percorso professionale iniziato nel 77, non posso che confermare che la figura della segretaria ha subito un’evoluzione. Terminato il percorso di studi scientifici, ho iniziato la mia carriera nel segretariato in una delle principali banche d’affari di Milano. Le competenze richieste erano l’ottima capacità stenografica e dattilografica, l’accoglienza telefonica e la totale riservatezza, mentre la conoscenza di una lingua straniera non era ancora richiesta.
Con l’avvento del computer, che ha definitivamente sostituito la macchina da scrivere, vi è stata una rivoluzione in termini di gestione e ottimizzazione del tempo ma non solo; l'assistente ha iniziato a ricoprire un ruolo verticale affiancando il manager ed il suo team, partecipando attivamente a progetti e cercando di risolvere tutte le difficoltà che si incontrano nella quotidianità della vita professionale.
L’evoluzione del ruolo ha introdotto la conoscenza di almeno una lingua straniera, così, al fine di restare allineata con l’andamento del mercato, ho rispolverato il francese, studiato durante il corso di studi e l’inglese, oggi fondamentale per operare nel ruolo.
