Sistema di gestione delle segnalazioni di violazioni ai sensi del D.lgs. 24/2023 (c.d. Whistleblowing)
L’attività di segnalazione di irregolarità (c.d. Whistleblowing) costituisce un fattore irrinunciabile per Michael Page International Italia S.r.l. (di seguito, anche, “Michael Page” o la “Società”), volto a rafforzare il controllo circa l’effettiva applicazione e osservanza della legislazione applicabile, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (“Modello”) ex D.Lgs. n. 231/2001 (“Decreto 231”) e del Codice Etico adottati da Michael Page, nonché delle previsioni e dei principi individuati nel Codice Etico implementato da PageGroup (di seguito, anche, “Gruppo”).
In conformità alle disposizioni del Codice Etico e del Codice Etico di Gruppo, Michael Page intende instaurare una cultura aziendale di apertura, trasparenza, integrità e responsabilità – per garantire i migliori standard di eticità e legalità – e raccomanda e incoraggia di prestare attenzione a tali principi, considerando con attenzione ogni possibile segnalazione di irregolarità, così come identificata nella presente Procedura.
A tal fine, è stato sviluppato un sistema di gestione delle segnalazioni in conformità a quanto previsto dal D.lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing”).
1. Cosa si intende per violazioni rilevante ai sensi del D. Lgs. 24/2023?
Per segnalazione si intende qualsiasi notizia/informazione avente ad oggetto potenziali reati o condotte, comunque, illecite e – più in generale – qualunque comportamento, atto od omissione contrario alle disposizioni normative, nazionali o dell’Unione europea, alle previsioni del Modello e del corpus procedurale adottati dalla Società, ai principi del Codice Etico di Michael Page, ai principi individuati nel Codice Etico di Gruppo, nonché alle indicazioni di cui alle policy, comunque denominate, implementate dalla Società e/o dal Gruppo, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di Michael Page.
In particolare rilevano, ai fini della Segnalazione:
i) condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 (i.e. costituenti una o più fattispecie nell’ambito del catalogo dei reati presupposto della responsabilità degli enti), ovvero costituenti violazione delle prescrizioni del Modello (i.e. regole di condotta e/o principi di controllo richiamati nel Modello di Michael Page – nonché nel Codice Etico e relativo corpus procedurale della Società – per la prevenzione dei rischi nell’ambito di una o più attività sensibili rilevate a seguito della mappatura di rischio);
ii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (anche costituenti attuazione del diritto dell’Unione europea) relativi ai settori indicati nel Decreto Whistleblowing (e.g. appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, etc.);
iii) atti od omissioni costituenti frode (o altra attività illegale) che lede gli interessi finanziari dell’Unione europea;
iv) atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione europea (e.g. violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, etc.);
v) atti o comportamenti che, comunque, vanificano l’oggetto o la finalità degli atti dell’Unione europea nei settori di cui sopra;
vi) atti di abuso sessuale, fisico o in generale altri abusi nei confronti dei clienti o dei candidati;
vii) condotte non etiche, non professionali o inappropriate che siano in contrasto con il comune senso di correttezza.
La segnalazione può, altresì, riguardare:
- condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
- attività illecite non ancora compiute che il Segnalante ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti precisi e concordanti;
- fondati sospetti inerenti alle informazioni di cui ai numeri 1) e 2).
Non possono, invece, costituire oggetto di segnalazioni:
- le mere voci o i “sentito dire”;
- le doglianze, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante.
Per una più esaustiva analisi delle informazioni che non possono costituire oggetto di Segnalazione ai sensi del Decreto Whistleblowing – e, più in generale, per un compiuto esame del relativo ambito oggettivo di applicazione – si rinvia all’art. 1 del Decreto Whistleblowing. In particolare, non possono costituire oggetto di Segnalazione: (i) violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al Decreto Whistleblowing, ovvero dagli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al Decreto Whistleblowing; violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea
2. Chi può segnalare?
Può effettuare una segnalazione chiunque svolga un determinato compito o funzione nel contesto lavorativo di Michael Page e/o del Gruppo, come, ad esempio:
- il personale di Michael Page e/o di società del Gruppo (e.g. tutti i dipendenti, a tempo indeterminato e non – a prescindere dal rapporto contrattuale in essere – i dirigenti, i volontari e i tirocinanti – retribuiti e non – etc.);
- gli azionisti, gli amministratori e i membri degli organi societari – e, più in generale, i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche laddove tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
- le terze parti non dipendenti (di seguito, anche, “Terzi”), categoria in cui sono ricompresi collaboratori, consulenti, lavoratori e collaboratori di fornitori di beni e/o servizi, lavoratori autonomi, lavoratori interinali o somministrati (mediante qualsiasi tipologia di contratto o incarico), nonché i soggetti che agiscono per conto o nell’interesse di Michael Page e/o del Gruppo (e.g., partner commerciali, etc.).
3. Quali sono i canali a disposizione per effettuare una segnalazione?
Le segnalazioni, unitamente agli eventuali documenti a supporto, devono essere inviate dal Segnalante al Gestire delle Segnalazione (rappresentato dalla Funzione Human Resources e Finance) ai seguenti recapiti:
- Tramite posta, con dicitura “Riservato e Confidenziale Segnalazione Whistleblowing”, all’indirizzo di posta ordinaria:
Gestore della Segnalazione c/o Michael Page International Italia S.r.l., Sede Legale: Galleria Passarella, 2, 20122 Milano MI
La segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (laddove voglia indicare la propria identità); la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Strettamente confidenziale e riservato/Segnalazione Whistleblowing”.
- In forma orale, tramite richiesta di incontro diretto con il Gestore della Segnalazione. previa fissazione di appuntamento richiesta tramite invio di lettera all’indirizzo sopra individuato. In occasione dell’incontro, la Segnalazione, previo consenso del Segnalante, è documentata, a cura del Gestore della Segnalazione, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione ed all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Laddove la segnalazione riguardi una potenziale violazione del Decreto 231 e del Modello della Società, il Gestore della Segnalazione ne informerà tempestivamente l’Organismo di Vigilanza, in un’ottica di sinergia e coordinamento tra i due organi, assicurando la riservatezza nel rispetto del D.Lgs. n. 24/2023, anche al fine di condividere gli approfondimenti e le verifiche da svolgere che possono impattare le attività dell’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, qualora il Segnalante preferisse inviare la Segnalazione al Gruppo, è possibile utilizzare i seguenti canali:
- Piattaforma informatica, accessibile al link: https://app.safecall.co.uk/it/file-a-report
- In forma orale, tramite chiamata al seguente numero dedicato: 0080072332255 gestito da una società indipendente (“Safecall”), che tratterà la segnalazione con completa riservatezza.
Nel caso di invio tramite i canali implementati a livello di Gruppo la Segnalazione sarà gestita da apposite funzioni corporate senza il coinvolgimento di funzioni aziendali locali.
Fermo restando l’utilizzo preferenziale dei canali di segnalazione interna sopra indicati, è possibile effettuare una segnalazione esterna all’ANAC soltanto laddove ricorrano i presupposti previsti dalla normativa (ossia laddove non è prevista – nel contesto lavorativo di riferimento – l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna, ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing; il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito, ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; il Segnalante ha fondato motivo (secondo quanto chiarito dalle Linee Guida dell’ANAC, per fondato motivo si intende una motivazione ragionevole basata su circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e non su semplici illazioni) di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4. Quali sono le tempistiche di gestione?
Entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della segnalazione viene inviato al segnalante apposito avviso di ricevimento ed entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione viene fornito riscontro in merito alle soluzioni previste o adottate per dare seguito alla segnalazione.
Il segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Gestore della Segnalazione circa lo stato di avanzamento del procedimento di gestione della Segnalazione mediante l’invio di apposita richiesta.
5. Quali sono le garanzie poste in essere dalla Società?
Le procedure di segnalazione poste in essere da Michael Page garantiscono, ai sensi del D.lgs. 24/2023:
a) la riservatezza dell'identità del segnalante, del segnalato e del contenuto della segnalazione. L'identità dell'autore della segnalazione e del segnalato non potranno essere rivelata in assenza del consenso dello stesso, salvo i casi previsti dalla legge;
b) la protezione del Segnalante e degli altri soggetti tutelati dalla norma da qualsiasi atto di ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, per ragioni connesse, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
c) l’indipendenza e l’autonomia dei soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni;
d) l’elaborazione e la conservazione dei documenti e delle informazioni per il tempo strettamente necessario in conformità alla normativa.
Le suddette garanzie e tutele in favore del segnalante sono condizionate alla buona fede del segnalante medesimo; pertanto, sono escluse in caso di accertato dolo (ad es., calunnia) o colpa grave. In particolare, si considera in buona fede il segnalante che effettua una segnalazione avendo fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata siano vere e rientrino nell’ambito previsto dalla normativa.
La violazione delle disposizioni aziendali in materia di gestione delle segnalazioni e del D. Lgs. 24/2023 è sanzionata secondo quanto previsto dal sistema disciplinare adottato dalla Società e/o da eventuali clausole contrattuali. In particolare sono sanzionate: (i) l’accertata effettuazione con dolo o colpa grave di segnalazioni infondate; (ii) le condotte volte ad ostacolare o a tentare di ostacolare la segnalazione; (iii) le condotte o gli atti ritorsivi ai sensi dell’art. 17 d.lgs. 24/2023; (iv) la violazione della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti previsti dal d.lgs. 24/2023; (v) il mancato svolgimento delle attività di verifica ed analisi delle segnalazioni ricevute; (vi) ogni altra violazione della citata normativa nonché delle indicazioni e delle direttive aziendali in materia.
6. Come verranno trattati i dati personali del segnalante e del segnalato?
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da Michael Page, in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del Regolamento (UE) 2016/679 e delle disposizioni normative e regolamentari rilevanti in materia di privacy, fornendo idonee informazioni al Segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del medesimo Regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Michael Page definisce il proprio modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati – in base ad una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati – e disciplinando il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per suo conto ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui al Decreto Whistleblowing e dei principi di cui alle disposizioni normative e regolamentari rilevanti in materia di privacy.
