Gli oltre 200 dipendenti di Automattic – l’azienda dietro WordPress – non vanno mai in ufficio la mattina. Ciò non sarebbe praticabile perché lavorano in 174 città diverse ed in 29 paesi in tutto il mondo. Il loro ufficio si trova ovunque ci sia una connessione internet: casa, spiaggia o nel bar dietro l’angolo. Automattic è solo un esempio preso da una lista di aziende sempre più lunga che funzionano completamente o parzialmente in modo virtuale. I vantaggi sono chiari: i costi si riducono e si possono assumere talenti in tutto il mondo. Ma come assicurarsi che ognuno di loro svolga il suo lavoro e come far funzionare il lavoro da remoto in modo produttivo?

Buona comunicazione è la base del lavoro da remoto

La più grande sfida per le aziende che lavorano da remoto riguarda la comunicazione all’interno del team. Le chiacchierate alla macchinetta del caffè, le sessioni di brainstorming in sala riunioni e gli incontri one-to-one per valutare le performance di un collaboratore: tutto ciò deve essere sostituito da un equivalente virtuale. Ma come? Secondo Sara Sutton Fell, CEO di FlexJobs, è importante utilizzare non un unico strumento di comunicazione bensì molteplici tool per comunicare. Per gestire le informazioni pratiche, come ad esempio la condivisione di dati o aggiornamenti su un progetto, le email funzionano alla perfezione. Per brainstorming e condivisione di informazioni più personali, invece, la comunicazione via telefono o video conferenza funziona meglio. 

Obiettivi chiari e KPI per tutto il team che lavora da remoto

Uno dei motivi principali per cui le aziende decidono di non lavorare da remoto è il timore che i dipendenti non portino a termine il proprio lavoro quando lavorano da remoto. E se al posto di terminare quel progetto il tuo dipendente si mettesse a lavare i piatti o portasse a passeggio il cane? La soluzione è definire tempistiche e obiettivi precisi in accordo di entrambi. In base a quanto pensi di avere bisogno di prove, puoi trovare il software che fa per te che monitori l’attività al computer, come l’utilizzo dell’email e la navigazione in rete. Lo svantaggio è la mancanza di fiducia verso i tuoi dipendenti che l’utilizzo di questi strumenti dimostra.

I giusti strumenti da usare in remoto

Il lavoro in remoto ha senso solo se puoi dare ai tuoi dipendenti tutti gli strumenti necessari per comunicare tra loro, condividere informazioni e potere svolgere il loro lavoro. Pensiamo ad esempio a smartphone, cuffie, webcam e una buona connessione. Ma anche a software online e di project management. Questo genere di strumenti permette di monitorare lo stato dei progetti, di tenere conversazioni e pianificare progetti in remoto.

Approccio personale

Alcune aziende richiedono ai loro dipendenti di timbrare entro una certa ora. Questo genere di misure trascura uno dei più grandi vantaggi del lavoro da remoto: è molto più facile adattare le ore di lavoro alle necessità del lavoratore. Circa il 20% delle persone lavora meglio se può dormire di più e iniziare la giornata di lavoro un po’più tardi. In uno spazio di lavoro virtuale, dare ai dipendenti la libertà di distribuire il lavoro nella giornata in base alle proprie preferenze paga senza dubbio di più.