I consigli su come ottimizzare lo smart working

Nel mercato del lavoro odierno il worklife balance è diventato un asset imprescindibile, per attirare e trattenere i talenti in azienda. Data la costante digitalizzazione delle imprese, lo smart working ha assunto un ruolo strategico chiave: vediamo come essere smart. 

In Page Personnel abbia raccolto dei suggerimenti per migliorare l’esperienza di lavoro smart working. Questo decalogo offre delle preziose indicazioni su cosa significa fare smart working, come vivere con serenità il lavoro in questa modalità ed anche qualche consiglio sullo smart working. Vediamo, quindi, come aiutare i lavoratori a sentirsi produttivi e stimolati, e per sostenere le aziende a trasmettere i valori di fiducia e flessibilità nei confronti del proprio personale.  

Lavoro in smart working? Cosa vuol dire e quali sono le regole? 

Lo smart working, anche noto come lavoro agile, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali. L’organizzazione viene stabilita mediante un accordo tra dipendente e datore di lavoro. Si tratta di un’esperienza di lavoro sempre più utilizzata e apprezzata, da lavoratori e società, sempre che sia svolta correttamente. Ma quali sono le regole dello smart working? 

Lavorare in smart working permette, infatti, di ritrovare un equilibrio tra vita personale e professionale, permettendo ai lavoratori di gestirsi in autonomia e tagliare i tempi e i costi del trasporto. La flessibilità che offre è impareggiabile e sempre più aziende stanno adottando questa modalità per attrarre giovani talenti e professionisti. 

I talenti sono veloci, flessibili e innovatori, proprio per questo il lavoro agile rappresenta un asset per attirarli e trattenerli. Inoltre, per i dipendenti di ogni seniority, uscire dalla routine favorisce soluzioni innovative utili al business.

Ma la flessibilità per definizione deve essere smart: per ottimizzare lo smart working e renderlo una pratica di successo, azienda e dipendente devono quindi ripensare l’organizzazione ed i modelli del lavoro - Tomaso Mainini, Senior Managing Director di PageGroup

In PageGroup, grazie al programma di Flexibility@Page stiamo implementando politiche di flessibilità, che ci consentono di suggerire consigli ad aziende e dipendenti che desiderano applicare al meglio il modello dello smart working. 

Dal management della presenza al management del risultato 

Il management della presenza richiede obiettivi chiari ed indicazioni precise. In questa modalità si strutturando timeline accordate tra azienda e lavoratore, che vengono poi controllate. Spesso si vigila anche sul flusso di mail e la navigazione internet del dipendente, favorendo così un clima di sfiducia nocivo. 

Grazie al lavoro in smart working si passa direttamente al management basato sui risultati raggiunti. I superiori, non potendo controllare il flusso di lavoro, si concentrano maggiormente sui risultati finali. Il dipendente sentirà meno pressione, potendo svolgere il lavoro in un ambiente rilassato e tranquillo. Attenzione però a non perdere di vista gli obiettivi, che dovranno in ogni caso essere raggiunti e portati a termine.  

Una buona comunicazione multicanale come leva per ottimizzare lo smart working  

Data la mancanza di relazioni fisiche tra colleghi e superiori, è fondamentale mantenere costante la comunicazione. Per informazioni di routine, le mail e l’instant messaging sono la via di comunicazione ottimale. Nel caso siano richieste sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali, è necessario avere un rapporto umano attraverso il contatto telefonico o la video conference. Questi canali simulano il rapporto personale in presenza e stimolano la condivisione dei messaggi e idee. 

Avere a disposizione gli strumenti adeguati 

Lo smart working è utile solo se l’azienda fornisce al lavoratore tutti quegli strumenti per poter comunicare e condividere informazioni. Con il giusto set è possibile interagire efficacemente con i colleghi e i responsabili. Gli accessori tecnologici indispensabili per un lavoro agile produttivo sono: 

• Smartphone: per una comunicazione istantanea e rapida.  
• Cuffie: per isolarsi dall’ambiente circostante e migliorare l’acustica nelle chiamate.  
• Webcam: per poter avere un contatto visivo durante le call e le riunioni importanti. 
   

Anche Google Docs o il software per la gestione di progetti Basecamp rappresentano dei preziosi alleati. Questi strumenti consentono di monitorare i progressi delle attività e pianificare progetti da remoto. Rendere il personale autonomo, in grado di gestire le attività da remoto, è un ottimo inizio per ottimizzare lo smart working in azienda. 

Massimizzare la gestione del tempo 

Per uno smart working sereno, ma produttivo, è meglio delineare un to-do list delle mansioni quotidiane. Se si desidera conciliare la vita privata con la vita professionale è necessario gestire tutte le incombenze della giornata. Quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile, è importante pianificare anche le commissioni personali. In questo modo si ha una visione chiara delle tasks giornaliere e non si creano conflitti con l’agenda lavorativa. 

Mettere dei limiti allo smart working 

Lavoro agile non significa lavorare 24 ore. Quindi, nel paradigma dello smart working è importante porre dei limiti alla propria reperibilità, concedersi pause e, soprattutto, scegliere un momento di inizio e di fine della propria attività lavorativa. Senza definire dei limiti c’è il rischio di non sentirsi mai veramente liberi, avendo la sensazione di lavorare sempre. Anche se lo spazio fisico lavorativo e personale rimane lo stesso, è importante staccare a livello mentale, evitando stress e tensioni. 

Attenzione al Multitasking 

Uno dei rischi principali dello smart working è la dispersione. La perdita di concentrazione e di tempo è dietro l’angolo, soprattutto quando si lavora all’interno delle proprie mura domestiche. È importante sviluppare un progetto e portarlo a termine nei tempi stabiliti: solo dopo aver concluso una mansione, concentrarsi su quella successiva. 

Rendere lo smart working accessibile a tutti 

Il lavoro in smart working dovrebbe essere accessibile a tutti e non delineare alcuni lavoratori smart ed altri fissi. Con il giusto supporto tecnologico, è possibile svolgere la maggior parte delle mansioni con una certa flessibilità. Quindi, è opportuno offrire questa possibilità a diversi collaboratori, alternando periodi di lavoro smart a periodi di lavoro in presenza.  

Ottimizzare lo smart working diffondendo una nuova cultura di lavoro 

Lo smart working rappresenta un’occasione per condividere con i propri dipendenti valori positivi, quali flessibilità e fiducia. Una formazione specifica in tecniche per il lavoro agile pensata per i manager può rivelarsi utile. Un’esperienza formativa di questo genere offre gli strumenti giusti per una gestione ottimale. Anche delle sessioni di sensibilizzazione offerte ai dipendenti potrebbero migliorare il morale e l’attitudine dei team che collaborano su progetti a distanza. 

Mantenere l’approccio personale durante lo smart working 

I dati parlano chiaro: circa il 20% delle persone, aumentano la qualità del loro lavoro, se hanno la possibilità di gestire il proprio tempo in maniera flessibile. Il senso di soddisfazione e gratificazione è fondamentale per delle performance eccellenti. Mantenere un approccio personale, anche a distanza, fa sì che i dipendenti si sentano parte di un team. Gli incentivi non monetari sono un driver strategico da non sottovalutare mai.  

Organizzare gli spazi fisici  

Anche fuori dall’ufficio, è necessario ritagliare uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro in smart working. Che sia la propria abitazione o uno spazio dedicato al coworking, non importa: delineare un’area esclusiva per il lavoro aiuta la concentrazione. La zona prescelta dovrebbe essere ordinata ed organizzata, senza distrazioni e tentazioni.