Come condurre una valutazione delle mansioni

La valutazione delle mansioni è un elemento critico nel processo del recruitment. Quando create un annuncio per un ruolo esistente, prendete in considerazione quali responsabilità sono attualmente coinvolte nella mansione, quali possono essere aggiunte e quali tolte, ora che state assumendo qualcuno di nuovo.

Questa è una buona occasione per introdurre un cambiamento e per eliminare pratiche negative che potrebbero essersi infiltrate.

Perché condurre una valutazione delle mansioni?

È importante sapere esattamente cosa si vuole trovare in un nuovo dipendente prima di iniziare il processo di recruitment. La valutazione delle mansioni è il processo usato per raccogliere informazioni sui doveri, le responsabilità, le abilità necessarie, i risultati e l'ambiente di lavoro di una particolare posizione. Avete bisogno del maggior numero di informazioni possibili sul ruolo in questione, in modo da mettere assieme una job description efficace.

La valutazione delle mansioni dovrebbe rispondere a queste domande:

• Cosa richiede la mansione?
• Che tipo di compiti?
• Che tipo di abilità sono necessarie per compiere questi compiti: abilità manuali, competenze amministrative, abilità di vendita, abilità di leadership?
• Che tipo di conoscenze: attrezzature, software, lingue straniere?
• Che tipo di attitudini?
• In che contesto viene svolta la mansione? In contatto costante con i clienti o con altri membri dello staff?
• Qual è il livello di responsabilità? A chi dovrebbe rispondere il lavoratore e che tipo di supervisione è necessaria?
• In che modo le condizioni di lavoro influenzano il tipo di persona adatta ai requisiti per la mansione?

Come raccogliere le informazioni per una valutazione delle mansioni

Ci sono diversi modi per raccogliere le informazioni per la valutazione delle mansioni.
Qui sono elencate alcune persone dalle quali potete avere un'idea più chiara dei requisiti richiesti per una mansione:

• Una persona che ha lavorato in quella posizione in passato: questa persona avrà un gran numero di informazioni riguardo alla mansione, anche se potrebbe essere prevenuta in base alla propria esperienza. Se la mansione è nuova, dovrete parlare alla risorsa più simile e precisa possibile;
• Il gruppo o la squadra nella quale verrà svolta la mansione: in una unità aziendale più piccola, che lavora sotto pressione, è possibile che lo staff esistente abbia già eseguito in parte questa mansione;
• Il manager o la persona che è direttamente incaricata di supervisionare la nuova posizione. È importante ricordarsi che questa non è una fonte completamente attendibile riguardo alla valutazione delle mansioni perché potrebbe fornire informazioni basate sulle proprie preferenze personali.

Se avete difficoltà a trovare le informazioni necessarie da queste fonti, provate a parlare a dipendenti e supervisori che occupano posizioni simili in altre compagnie e procedere così alla valutazione delle mansioni.

Un concetto importante riguardo all'analisi è che si tratta di una valutazione delle mansioni, non della persona che occupa la posizione. Il prodotto finale della valutazione delle mansioni include una profonda comprensione delle funzioni essenziali del ruolo, un elenco di tutti i doveri e le responsabilità, una valutazione percentuale del tempo impiegato per ogni insieme di compiti, l'importanza relativa della mansione comparata ad altre mansioni, le conoscenze, le abilità e le caratteristiche necessarie ad esercitare la mansione e le condizioni sotto le quali il lavoro viene completato.

Una volta completata la valutazione delle mansioni, sarete in grado di delineare una job description e iniziare il processo di recruitment, con la consapevolezza di sapere esattamente cosa state cercando.