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Negli ultimi anni il ruolo dell’assistente e office support si è evoluto notevolmente passando da un lavoro di segreteria organizzativa ad uno di assistenza operativa fino ad arrivare, oggi, ad essere a tutti gli effetti un ruolo di Business Partner per le aziende. Per questo motivo vi è una richiesta di competenze sempre più ampie e trasversali, non solo tecniche ma anche soft.
Il 2020 è stato un anno di ulteriore evoluzione del ruolo che ricopre sempre più una valenza strategica a supporto di manager o dipartimenti aziendali: sempre più evidente è il valore aggiunto che questa figura professionale rappresenta per il management e di conseguenza per le aziende nel loro complesso.
A fronte dell’emergenza sanitaria, il lavoro dell’assistente e office support ha visto una maggiore concentrazione verso le attività operative rispetto a quelle organizzative ed il contributo fornito alle aziende è stato determinante: flessibilità mentale e problem solving, uniti a competenze digitali e soprattutto alle capacità manageriali delle Assistenti di Direzione, hanno aiutato i manager ad arginare le complessità del periodo.
In tutte le aziende e settori il ruolo dell’assistente e office support è infatti stato cruciale affinché tutte le attività, in passato svolte quasi totalmente in modalità face-to-face, siano state portate a termine da remoto senza perdere di efficacia ed efficienza, mantenendo alti livelli di relazione e fiducia con i propri responsabili.
Per attrarre i migliori professionisti, le aziende devono essere reattive e “sedurre” le candidature durante tutti gli step di selezione, partendo dalla corretta stesura di un annuncio, in modo tale che il ruolo sia descritto in maniera efficace e vengano forniti tutti i dettagli utili per candidarsi.
Oltre allo stipendio, che deve essere competitivo, è necessario prevedere benefit e bonus, accesso al welfare, possibilità di smart working, piani di sviluppo personale e coinvolgimento in progetti aziendali come, ad esempio, il Benessere Aziendale e la Corporate Social Responsibility.
Tutti elementi che, insieme al livello di digitalizzazione dell’azienda, incidono sulla scelta dei candidati a questi ruoli e responsabilità.
Le principali responsabilità dell’assistente legale sono: gestione agende, prenotazione viaggi, segreteria generale, reportistica, timesheet e note spese.
In aggiunta a queste troviamo la collazione di fascicoli, depositi telematici, consultazioni pratiche, scarico verbali e ordinanze. La gestione dell’agenda di studio, udienze e scadenze processuali dei procedimenti resta un’attività chiave per i professionisti così come la gestione delle commissioni presso gli Uffici Giudiziari ed il supporto alla documentazione in inglese ed italiano, archiviazione cartacea ed elettronica.
Tra le principali responsabilità ed attività del team o business assistant abbiamo la gestione delle agende dell’Head of e dei diretti riporti, organizzazione viaggi e trasferte, supporto operativo ad attività e progetti del dipartimento, gestione note spese, raccolta documenti e reportistica, smistamento comunicazioni telefoniche e via mail.
Organizzazione agenda, viaggi e trasferte, gestione contatti istituzionali e con figure di rilievo, partecipazione a riunioni e meeting, stesura verbali, gestione e coordinamento di progetti aziendali (es. Welfare, Corporate Social Responsibility, Comunicazione Interna), redazione e revisione di documenti per le presentazioni, gestione budget delle attività di riferimento, partecipazione ad alcuni processi decisionali e gestione della relativa comunicazione interna, gestione della sfera personale del manager e. in alcuni casi, coordinamento di un team di segreteria e di office support.
Per approfondire le retribuzioni dei ruoli di assistente e office support, scarica gli studi di retribuzione.
Gli ultimi trend di professionisti e retribuzioni dei ruoli di assistente e office support raccolti in questo contenuto dedicato al settore ed al ruolo di assistente e office support. Approfondisci l’evoluzione del settore e del ruolo di assistente e office support post pandemia.
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